Las prisas y sucumbir el exceso de demandas exteriores nos despistan de lo realmente importante… aquí unas pistas que te pueden servir a la hora de organizar un evento profesional.

7-cuestiones-organizar-evento

  1. Ir al grano: a menudo se quiere utilizar un solo evento para conseguir demasiados objetivos, con el consiguiente riesgo de que a las personas participantes les quede una sensación difusa. Es importante sincerarse con el objetivo que queremos conseguir, es decir, la frase que nos gustaría que se les pasara por la cabeza a las personas participantes al terminar.
  2.  No olvidarse del objetivo nunca: enfocaremos tanto el tipo de evento, su duración, el contenido y el lugar elegido a aquello que queremos conseguir. Siempre están los objetivos secundarios, pero éstos deben ser compatibilizados con el principal. Cuidado: a veces ocurre que, el que pensábamos que era el objetivo principal no es tan importante, por lo que debemos revisarlo constantemente y corregirlo o reemplazarlo si hace falta.
  3.  ¿Quién viene? Conocer el perfil de las personas que queremos que acudan es importante, obviamente. Pero hemos de ir un paso más: ¿qué necesidades tienen? ¿disponen de tiempo? ¿ de recursos? ¿cómo llegan al lugar del evento? ¿qué valoran más? Un ejercicio interesante es visualizar-imaginar mentalmente el recorrido de la persona participante, ver qué se va a encontrar, cuales son sus emociones, lo que va a experimentar…así nos surgirán también los detalles logísticos. Cómo y dónde  indicar cómo llegar, cómo se da la bienvenida, dónde colocar un paragüero, como recogemos el feedback, qué va a pasar una vez termine todo…
  4. El lugar deja marca: una vez establecido el objetivo del evento y pensando en a qué público nos dirigimos, debemos elegir un lugar que permita identificar el estilo que desprende con el objetivo a conseguir. La ubicación es además muy relevante, la ciudad elegida,  la accesibilidad,…
  5. ¿A qué viene la gente?  y ¿qué le estoy ofreciendo? las personas participantes entienden los eventos como lugares de interrelación y contactos, además de un espacio de aprendizaje intelectual. Si vamos a organizar unas jornadas, pensar únicamente en el contenido y orden de las ponencias puede derivar en un programa ceñido, una concatenación de clases magistrales en el que apenas queda tiempo para conocer gente, participar, relacionarse y propiciar la creación de redes.  Las personas necesitamos compartir lo que hacemos, y este potencial puede ser aprovechado creando espacios para la reflexión conjunta, dinámicas para idear, conectar, dar espacio y tiempo para presentación express de proyectos…
  6.  No desechar ideas por falta de presupuesto. Si realmente-realmente-realmente nos acerca al objetivo, podemos pensar en cuál es el núcleo de la idea que  nos parece interesante, y cambiarla de formato, duración, tamaño, lugar, metodología para que sea de coste 0.
  7.  Reservar un 10% de energía para celebrarlo.  Después de un gran esfuerzo, –todo pasa demasiado rápido-, el cuerpo y la mente están cansados y es difícil discernir entre lo que ha salido bien y lo que es mejorable. Además, la adrenalina deja paso al vacío. Es lo que se puede acuñar como el “síndrome post-evento”. Éste síndrome ocurre siempre, pero se pueden reducir sus efectos: es importante cuidarse emocionalmente durante todo el proceso, comer bien todos los días durante la producción –incluso la víspera-.

Y, después del evento…celebrar los logros, reflexionar y agradecer…y descansar!

 ¿Qué otras cuestiones te parecen importantes?

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Imagen del post: Miren Lauzirika

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