A pesar de que cada vez tenemos menos documentos en soporte físico y más guardados en formato digital, la actividad emprendedora genera grandes cantidades de papel. Supongo que en más de una ocasión te habrás preguntado si puedes tirarlos ya a la basura o te pueden hacer falta para algo.

Aprovechando que pronto será San Juan y tendremos una magnífica ocasión de hacerlos desaparecer en el fuego, vamos a comentar aquí los diferentes plazos para los diferentes documentos.

En general, debemos conservar toda la documentación de carácter legal o fiscal que tenga relación con nuestro negocio; facturas recibidas, copia de las facturas emitidas, declaraciones de impuestos, libros de IVA, libros contables…

En la actualidad, algunos de estos documentos están en formato digital, por lo que no nos ocupan espacio, pero no todos los tenemos así.

Desde el punto de vista de la legislación mercantil, el código de comercio establece la obligación de conservar toda la documentación relativa a nuestra actividad durante seis años a contar desde la fecha del último asiento realizado en los libros. Esto es así aun cuando cesemos en la actividad.

Por otra parte, la normativa fiscal establece el periodo de prescripción en 4 años.  El periodo de prescripción empieza a contar desde el día siguiente al último del plazo para presentar el impuesto correspondiente.

Así, por ejemplo, desde el punto de vista del IVA, en Bizkaia el plazo para la presentación de la liquidación anual acaba el día 31 de enero, por tanto, el plazo a contar sería 4 años más desde el 31 de enero. Sin embargo, si tenemos cuotas a compensar, deberemos mantener las facturas que dan lugar a dichas cuotas durante tanto tiempo como se mantenga el derecho a compensación y/o devolución.

Además, para las facturas referidas a bienes de inversión sujetos a amortización, deberemos conservar los documentos mientras haya saldo pendiente de amortizar.

Por otra parte, el plazo para la declaración del impuesto de sociedades o de la renta en el caso de personas físicas es el 25 de julio y 30 de junio respectivamente, con lo cual serían 4 años a añadir a estas fechas. Por tanto, los 4 años emperezarán a contar desde esa fecha.

Recuerda que tanto en el impuesto de sociedades como en el IRPF se pueden (y se deben) compensar las pérdidas con beneficio futuros, por tanto, si has obtenido pérdidas por las actividades económicas en un ejercicio, deberás mantener la documentación que las soporta hasta que compenses dichas pérdidas, para lo que la Hacienda bizkaina te da un plazo de 15 años.

En resumen:

  • A efectos mercantiles, 6 años desde el ultimo apunte contable del ejercicio (habitualmente 31 de diciembre)
  • A efectos fiscales, 4 años desde el plazo de vencimiento de impuesto. Dado que el último impuesto relativo a cada ejercicio es el impuesto de sociedades para las empresas y el IRPF para las personas físicas, 25 de julio para empresas y 30 de junio para personas físicas.

Excepciones:

  1. Las facturas de bienes de inversión se deben conservar mientras se estén amortizando y añadir el plazo de prescripción del párrafo anterior.
  2. Si en algún ejercicio hemos declarado pérdidas, hasta que las compensemos con el límite de 15 años.

Espero que te sirva para aclarar dudas a este respecto y …. ¡¡felices sanjuanadas!!

documentos-actividad-empresa

TwitterLinkedInGoogle+FacebookPinterestEmail