Esto de la facturación parece sencillo. Todas las mujeres emprendedoras emitimos facturas para el cobro de nuestro trabajo. A poder ser muchas o de mucho importe. Mejor si se dan ambas circunstancias, ¿verdad? No parece que este sea el escollo mayor en nuestro camino emprendedor. Sin embargo, en la práctica nos surgen muchas dudas.
Parece que tenemos claro cuáles son los requisitos legales para la emisión de una factura, pero, por las consultas recibidas, me parece interesante aclarar algún concepto. En muchas ocasiones, las personas emprendedoras hemos adquirido la costumbre de enviar las facturas en un archivo PDF adjuntas a un correo electrónico y con ello creemos estar actuando correctamente.
Es cierto que la mayoría de nuestra clientela no suele tener ningún reparo al recibir de este modo las facturas y, además, en el artículo 8 del Reglamento que regula las obligaciones de facturación (Decreto Foral de la DFB 4/2013) se dice lo siguiente: "las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación".
Pero, debemos tener en cuenta que, en el artículo inmediato posterior, el reglamento explica qué entiende por factura electrónica. Esto es, factura expedida y recibida en formato electrónico y, muy importante, condiciona la expedición por este medio al consentimiento del destinatario. Otra cuestión relacionada con lo anterior es la referida a la obligación de remisión de las facturas. Al envío físico o electrónico de las mismas.
Las facturas expedidas en formato electrónico mantienen la obligación de garantizar la autenticidad e integridad. Por esto, deberán ser remitidas mediante firma electrónica avanzada, mediante un intercambio electrónico de datos u otro sistema previamente validado por la Dirección General de Hacienda. Por tanto, el formato de factura electrónica solo será legal si el destinatario consiente su utilización y se remite mediante firma electrónica o intercambio de datos.
Dado que la mayoría no lo realizamos así, nos queda la opción de imprimir únicamente un original de la factura y enviarlo por correo tradicional. Cabe decir que esto genera mucha controversia, ya que lo de garantizar la autenticidad e integridad por cualquier medio admitido en derecho admite diversas interpretaciones. Mucha gente piensa que entre imprimir nosotras la factura y enviarla, o que imprima directamente quien la recibe, no hay ninguna diferencia apreciable. De hecho, es así. No hay diferencia en cuanto a garantía de autenticidad que se imprima en uno u otro lugar.
Sin embargo, la ley especifica claramente cuál es el mecanismo a seguir y desde Hacienda nos lo reiteran indicándonos qué certificados digitales son admitidos. Como sucede a menudo, la práctica va por otros lados. Así que mi consejo solo puede ser que factures.
Autora: Marian Eguskiza
