Muchas veces pensamos que elementos como herramientas informáticas de gestión, la contabilidad de costes o los cuadros de mando son cosas para las empresas grandes. Que, dado que siendo autónom@s, la legislación sólo nos obliga a llevar libro de IVA y de ingresos y gastos, no es necesario llevar una contabilidad tradicional.

En muchas ocasiones, utilizamos incluso una única cuenta bancaria, tanto para el negocio como para nuestros gastos personales. Mezclamos en la misma cuenta la domiciliación de pagos a proveedores con la tarjeta del supermercado.

Como emprendedor@s, dependerá del alcance de nuestros negocios la necesidad o no de todas o alguna de las herramientas existentes para facilitar la gestión.

Sin embargo, disponer de datos sobre nuestros negocios es imprescindible. Es lo que  nos ayuda en las decisiones a tomar para el futuro.

Por ejemplo, una información importante es saber cuánto tiempo real dedicamos a los proyectos.

En muchas actividades, presupuestamos en base al cálculo de tiempo que invertiremos en realizar el trabajo o proyecto. A priori, sería casi magia acertar con el número exacto de horas que necesitaremos, por lo que nos vemos en la necesidad de hacer una estimación.

Sería ideal conseguir una clientela que nos pagase las horas efectivamente invertidas, sin tener que arriesgar una cifra inicial, pero es poco probable que lo consigamos. No es solo una cuestión de confianza plena por parte de nuestr@s client@s, aunque también lo sea. Es que nuestr@s client@s necesitan saber, antes de contratarnos tanto el coste como el alcance de nuestro trabajo. Necesitan saberlo para poder tomar las decisiones adecuadas para sus propios negocios.

Dado que es poco probable trabajar en base a horas invertidas, es vital para la viabilidad de nuestra empresa afinar bien en este tema. Para ello será importante, no solo calcular a priori cuánto tiempo invertiremos, también saber el dato  a posteriori de las horas efectivamente trabajadas. Esto es tan sencillo como apuntarlas. Una hoja Excel sencilla o un calendario nos ayudará. A partir de ahí, la herramienta puede crecer en complejidad tanto como lo deseemos.

Si sabemos cuánto tiempo real invertimos en un trabajo determinado, servirá tanto para felicitarnos por lo bien que calculamos como para acercarnos más a la realidad en el siguiente  presupuesto. Nunca para fustigarnos. Deberíamos interpretar el tiempo de más invertido y no presupuestado, por tanto no facturable con positivismo. ¡En pocas clases aprenderemos tanto!

Lo importante es darnos cuenta de que necesitamos disponer de datos para tomar decisiones mejores. Además, analizar qué datos necesitamos, y en base a ello, elegir las herramientas para disponer de ellos.

Otra cuestión, no menos importante es que cualquier herramienta de datos, incluso una simple hoja Excel, debe ser alimentada.

Cuidado con caer en el extremo opuesto y pasarnos las horas rellenando casillas, fichas y cuestionarios. ¡También es tiempo no facturable!

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Imagen: Miren Lauzirika

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